Vaststellingsovereenkomst (VSO) | Alles wat je moet weten

Vaststellingsovereenkomst (VSO): alles wat je moet weten

In een arbeidsconflict wordt er steeds vaker aangestuurd op een ontbinding van de arbeidsovereenkomst met een vaststellingsovereenkomst ofwel: VSO. Dit kan een keuze zijn om bij een ontslag niet naar de rechter te hoeven waarbij de uitkomst onzeker is. Een gezamenlijke oplossing kan dan veiliger zijn en beter geregeld, maar de onderhandeling voorafgaand aan de ondertekening is vaak complex en intens. Het is daarom verstandig dit proces te laten begeleiden door een ervaren arbeidsmediator.

Wat is VSO ?

Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is een juridisch contract waarmee werkgever en werknemer onderling met wederzijds goedvinden de arbeidsovereenkomst beëindigen. Deze regeling wordt vaak gebruikt wanneer een arbeidsconflict dreigt te escaleren of bij bedrijfseconomische ontslagen. Ook gebeurt het steeds vaker dat werknemers zélf initiatief nemen tot een ontbinding met vaststellingsovereenkomst.

De wettelijke basis voor de VSO staat in artikel 7:900 van het Burgerlijk Wetboek. partijen leggen afspraken vast door een vaststellingsovereenkomst “ter beëindiging of ter voorkoming van onzekerheid of geschil omtrent hetgeen tussen hen rechtens geldt”. Met andere woorden: een VSO beëindigt of voorkomt een arbeidsconflict, zonder tussenkomst van een rechter of het UWV.

Wanneer is een VSO zinvol?

VSO zinvol voor werknemer

Een VSO kan voor een werknemer zinvol zijn als:

Het vooruitzicht op ontslag groot is.
Een VSO kan betere voorwaarden biedt dan een gedwongen ontslagprocedure.
Onderling overleg over de beëindigingsdatum, de vergoeding en andere voorwaarden gewenst is.
Invloed op de vertrekvoorwaarden gewenst is.
Een WW-uitkering kan worden veiliggesteld.
De juridische advieskosten of mediation door de werkgever betaald worden.
De werknemer zich wil laten ondersteunen door een toehoorder.

VSO zinvol voor werkgever

Voor een werkgever kan een VSO aantrekkelijk zijn, als:

Het de risico’s en kosten van een formele ontslagprocedure bij het UWV of de kantonrechter voorkomt.
In een VSO staat wanneer en onder welke voorwaarden de werknemer vertrekt.
Onrust in de organisatie wordt verminderd.
Klanten niet door het conflict worden beïnvloed.
Het ontslag zich niet voortsleept maar op een eind aanstuurt.
Er geen openbare rechtszitting plaatsvindt en iedereen kan meeluisteren.
Een deel van de regeling in de kostensfeer kan worden opgelost i.p.v. de dure loondoorbetaling / transitievergoeding.
Een jurist de medewerker bijstaat en de feiten hoor i.p.v. de emotie.
Een arbeidsmediator de regie kan houden.

Voordelen en nadelen van een vaststellingsovereenkomst

Net als dat bij een ontslagprocedure, de gang naar de rechter voordelen en nadelen kent, geldt dit ook voor het aangaan van een vaststellingsovereenkomst bij ontbinding van de arbeidsrelatie.

Voor- en nadelen vaststellingsovereenkomst voor de werknemer

Voordelen voor de werknemer:

Regie houden over ontslagvoorwaarden zoals: de einddatum, de hoogte van de vergoeding en andere emolumenten.
Vermijden van een stressvolle rechtszaak met een onzekere uitkomst.
Snel duidelijkheid over inkomen en transitievergoeding na vertrek.
Positieve referentie van de werkgever
Geheimhouding vanwege de mediation setting.
Geen publiciteit over het ontslag / ontbinding.
Recht op WW blijft behouden, mits de VSO correct is opgesteld.

Nadelen voor de werknemer:

Geen rechtsbescherming als je belangrijke rechten over het hoofd ziet.
Juridisch advies is nodig, maar kan escalerend werken.
Recht op WW kan worden verloren / ingeperkt als de VSO fouten bevat (bijvoorbeeld een te korte opzegtermijn).
Na ondertekening geldt meestal 14 dagen bedenktijd en is een akkoord te herroepen; daarna niet meer en ook nauwelijks bij een kennelijke dwaling.
De machtsbalans en onderhandelingspositie kunnen ongelijk zijn.

Voor- en nadelen vaststellingsovereenkomst voor de werkgever

Voordelen voor de werkgever:

Een langdurig arbeidsrechtelijk traject wordt voorkomen.
Geen hoge juridische kosten naast de regeling met werknemer.
Een VSO mag op maat gemaakte afspraken bevatten en geeft flexibiliteit.
De relatie met werknemer kan verbeteren en voorkomt imagoschade.
Je laat aan andere werknemers zien dat een conflict netjes wordt opgelost.

Nadelen voor de werkgever:

Een VSO aanbieden plaatst de werkgever in een afhankelijke onderhandelingspositie.
De werknemer hoeft een VSO niet te accepteren en kan rechtszaak afwachten.
Bij gebrek aan dossier en ontslaggrond en geen ontslagvergunning, dus kwetsbare positie
De totstandkoming van de VSO kan meer tijd vragen dan je dacht.
Een VSO kan niet tijdens ziekte worden aangegaan, tenzij de medewerker zich beter meldt.
Werknemer kan binnen de bedenktijd terugkomen op besluit, waardoor nieuwe onderhandeling of rechtsgang.
De juridische positie van werkgever wordt zwaar aangerekend, fouten worden snel bestraft.
Een bindende, éénmalige beslissing door de rechter kan in sommige gevallen voorkeur hebben boven een VSO.

Vatstellingsovereenkomst initiatief werknemer

Meestal is een VSO de insteek van de werkgever, maar steeds vaker zoeken ook werknemers die weg om fatsoenlijk uit elkaar te gaan. Dit kan zijn omdat een werknemer beseft dat de samenwerking geen toekomst meer biedt, maar ontslag een te onzekere stap is. Met een vaststellingsovereenkomst op initiatief van de werknemer kan dan de neutrale ontbinding zorgen voor een conflict loze exit.

Ziekmelden bij dreigend arbeidsconflict

Uiteraard kan de werkgever het standpunt innemen dat ontslag nemen de weg is voor de werknemer, maar als die zich niet meer op zijn plek voelt of in een conflict bevindt, kan een vlucht in de ziektewet zomaar ingezet worden. Meewerken aan een vaststellingsovereenkomst op initiatief van de werknemer geeft dan tóch grip op de situatie.

Ontslag met wederzijds goedvinden WW

Dat bij een vaststellingsovereenkomst op initiatief van de werknemer, het recht op WW verspeeld wordt is juist. Net als bij een zelfgenomen ontslag, vervalt dat recht. Door een ontslag met wederzijds goedvinden aan te gaan kan het vangnet van worden ingesteld. Dan zal, ondanks dat het initiatief van de werknemer om een VSO aan te gaan moeten worden overgenomen door de werkgever en zodanig in de VSO worden beschreven. Let op! Het verkrijgen van WW is nooit gegarandeerd, maar wordt zelden afgewezen als in de VSO staat dat het initiatief bij de werkgever lag.

Wat staat er in een vaststellingsovereenkomst (VSO)?

In een vaststellingsovereenkomst worden alle afspraken over de beëindiging van het dienstverband schriftelijk vastgelegd. Dat vraagt om grote zorgvuldigheid omdat éénmaal ‘vastgesteld’ er niets meer kan worden aangevochten. Belangrijke onderdelen zijn onder andere:

De juiste gegevens:

Voorkom fouten in naamstelling en NAW gegevens van zowel werkgever als werknemer.
Gebruik de juiste functiegegevens; komen contract en huidige functie overeen?
Sluit de juiste BV de VSO af?
Is de vertegenwoordigende persoon van werkgever bevoegd?

Considerans:

Geef de ontslagreden. Meestal dat er verschil van inzicht is ontstaan over uitvoering en toekomst van de functie.
Stel dat het initiatief tot beëindiging van de werkgever uitgaat.
Stel dat het ontslag zonder verwijt aan werknemer is.
Stel dat er geen dringende reden is voor ontslag op staande voet.
Dit is vereist om de WW-uitkering veilig te stellen.

Einddatum en opzegtermijn:

De datum waarop het dienstverband eindigt.
De fictieve wettelijke opzegtermijn van de werkgever.
De juiste opzegtermijn, verbonden aan de duur van de arbeidsverhouding.

Vergoeding:

De hoogte van de beëindigingsvergoeding (meestal minimaal de transitievergoeding).
Vergoedingen in natura (bijv. behoudt van een auto of laptop).
Juridische advieskosten of andere bijstand.

Overige afspraken:

Afwikkeling van opgebouwde verlof- en vakantiedagen.
Afwikkeling t.b.v. werkgever gemaakte kosten.
Outplacementtraject of coaching naar werk.
Vrijstelling van werk tussen het tekenen en de einddatum.
Beëindiging van concurrentie- of relatiebedingen.
Voortdurende geheimhouding
Contact met media
Afscheid van collega’s en klanten
gebruik auto en andere secundaire arbeidsvoorwaarden
e.d.

Getuigschrift:

Afspraken over een positief getuigschrift of referentieverklaring.
Weergaven van specifiek projectervaring

Finale kwijting:

In deze afsluitende clausule verklaren beide partijen elkaar na de uitvoering van de VSO finale kwijting te verlenen. Dit betekent dat er na afhandeling van de VSO er niets meer van elkaar is te vorderen (bijvoorbeeld achterstallig loon of schadevergoeding).

Door bovenstaande onderdelen in de VSO op te nemen, zorg je voor duidelijkheid en voorkom je toekomstige discussie over openstaande zaken. Maar weet dat er nog meer onderwerpen zijn die in een VSO kunnen worden opgenomen.

Transitievergoeding bij vaststellingsovereenkomst of ontslagvergoeding?

De transitievergoeding bij een vaststellingsovereenkomst is een wettelijke ontslagvergoeding waarmee de werknemer gecompenseerd wordt voor het verlies van werk en de transitie naar een nieuwe baan en de overgang naar ander werk te vergemakkelijken. Sinds 2020 heeft iedere werknemer bij ontslag recht op een transitievergoeding, vanaf de eerste dag van het dienstverband.

De transitievergoeding dient als financiële compensatie voor de werknemer. Zo kan de werknemer de vergoeding gebruiken voor bijvoorbeeld omscholing of loopbaanbegeleiding in ’transitie’ naar een andere functie of werk.

De hoogte van de vergoeding wordt als volgt berekend: voor ieder volledig dienstjaar ontvangt de werknemer 1/3 maandsalaris, en voor de resterende maanden en dagen wordt pro rata berekend. Er geldt een maximum: in 2025 is de transitievergoeding wettelijk begrensd op € 98.000 bruto (of het jaarsalaris als dat hoger is).

In een VSO wordt de term “transitievergoeding” vaak vervangen door “ontslagvergoeding”, omdat de wettelijke plicht tot betaling wordt omzeild. Na het tekenen van een VSO heeft de werknemer namelijk formeel gezien geen aanspraak op de verplichte transitievergoeding.

Hoeveel maanden salaris bij vaststellingsovereenkomst

In de vaststellingsovereenkomst is het goed om een duidelijk verschil te maken in het aantal maanden dat betrekking heeft op de transitievergoeding en het aantal maanden dat betrekking heeft op de opzegtermijn. Helaas worden hier vaak fouten in gemaakt omdat men het heeft over hoeveel maanden salaris bij een vaststellingsovereenkomst in het ‘algemeen’ wordt gesproken.

Opzegtermijn in de vaststellingsovereenkomst bij een vast dienstverband

In dienst	Opzegtermijn
Korter dan 5 jaar	1 maand
Tussen de 5 en 10 jaar	2 maanden
Tussen de 10 en 15 jaar	3 maanden
15 jaar of langer	4 maanden

Ontslagvergoeding in de vaststellingsovereenkomst

Per volledig dienstjaar 1/3 maandsalaris
De resterende maanden en dagen pro rato
Wettelijke grens transitievergoeding
€ 98.000 bruto (of het jaarsalaris als dat hoger is)

Het is dus verstandig om in de VSO de opzegtermijn in maanden te benoemen en de ontslagvergoeding als bedrag. Dit voorkomt misverstanden.

Wat is een normale vergoeding bij een vaststellingsovereenkomst

Wat een normale vergoeding is bij een vaststellingsovereenkomst, hangt af van hoe je de ontbinding van de arbeidsovereenkomst benadert. De wetgever heeft namelijk bepaalt waar je minimaal aan moet voldoen. we beschreven als de opzegtermijn en de transitievergoeding, en daarnaast geldt de eindafrekening van o.a. vakantiegeld en vakantiedagen. Dat zou je du als de ‘norm’ kunnen stellen.

Maar in de onderhandeling tussen werknemer en werkgever, merken we dat er vaak nog wat andere dingen spelen die je tegenwoordig als normaal kunt bestempelen. Dit om het voor zowel de werknemer én werkgever aantrekkelijk te maken om met een Vaststellingsovereenkomst uit elkaar te gaan. Hierbij geldt dat de zowel werkgever als werknemer liever niet naar de rechter willen en dus samen zoeken naar een evenwichtige afhandeling.

De tegenwoordig normale vergoeding bij een vaststellingsovereenkomst

Als je dan toch een soort van houvast wilt, dan merken wij in de praktijk dat bij een neutrale ontbinding het volgend als ‘normaal’ wordt ervaren:

Transitievergoeding x 1,25
Opzegtermijn + 1 maand
Vrijstelling van werk
Uitbetaling vakantiedagen
Positief getuigschrift
Werkgever vergoed juridische bijstand werknemer
Kwijtschelding non-concurrentiebeding (bij initiatief ontslag door werkgever)

Arbeidsmediation als oplossing voor een VSO

In de meeste gevallen is arbeidsmediation de meest succesvolle weg om tot een VSO te komen. Arbeidsmediation biedt een neutrale en onpartijdige setting waarin werknemer en werkgever samen hun belangen en wensen kunnen bespreken. De arbeidsmediator luistert onbevooroordeeld en helpt ‘partijen’ hun verhaal te doen. Hierdoor ontstaan vaak betere oplossingen dan in een juridische strijd.

Belangrijke voordelen van arbeidsmediation

Conflicten laten zich in een vroeg stadium oplossen
Onnodige escalatie wordt voorkomen.
Binnen enkele weken duidelijkheid.
Geen maandenlange onzekerheid in aanloop naar een rechtszaak.
Afspraken tussen werkgever en werknemer vallen onder geheimhouding van de mediation.
Er vindt geen openbare behandeling plaats, zoals bij een rechtszaak.
Behoud van regie over de uitkomst, in plaats van dat een rechter éénzijdig beslist.
Werkgever en werknemer bepalen samen de voorwaarden van vertrek.
Arbeidsmediation levert snellere, effectievere en duurzamere oplossingen.

De rol van de arbeidsmediator

Een arbeidsmediator bij een arbeidsconflict is een onafhankelijk en onpartijdig begeleider. De mediator heeft geen beslissingsbevoegdheid, maar begeleidt het gesprek tussen werkgever en werknemer. De mediator zorgt dat standpunten en gevoelens worden gedeeld. Door gerichte vragen te stellen, helpt de mediator om onderliggende belangen en emoties boven tafel te krijgen. Zo ontstaat inzicht in wat voor jullie echt belangrijk is.

De mediator bewaakt het proces en leidt het gesprek gestructureerd.
De mediator maakt de gemaakte afspraken helder.
De mediator voorkomt dat emoties ontsporen.
De mediator stimuleert jullie om zelf oplossingen aan te dragen.
De mediator begeleidt de brainstorm of onderhandeling.
De mediator houdt de focus op pragmatische en haalbare voorstellen.
De mediator legt alle afspraken vast in een vaststellingsovereenkomst.
De weg naar een VSO loopt zo efficiënter en constructiever dan via advocaten.

Arbeidsmediation of een juridisch traject: wat is effectiever?

In de praktijk zorgt arbeidsmediation voor een sneller en effectiever traject dan een formele rechtszaak. Eén mediator is goedkoper dan twee advocaten en is, omdat er meestal minder uren worden gespendeerd, veel goedkoper. Je behoudt tijdens arbeidsmediation namelijk de regie en kunt oplossingen op maat afspreken. Onderzoeken bevestigen dat arbeidsconflicten die via mediation worden opgelost sneller en betere uitkomsten geven, terwijl een juridische procedure veel langer duurt en hogere kosten met zich meebrengt.

Het resultaat via mediation, is vaak duurzamer.
De rechter houdt geen rekening met de persoonlijke relatie of het toekomstperspectief.
In mediation blijven de afspraken vertrouwelijk.
Reputatieschade kan worden voorkomen.
In mediation kán het conflict eventueel worden bijgelegd.
In een rechtszaak ga je zeker uit elkaar.

Een VSO via het Nederlands Conflictinstituut

Bij het NCI werken alleen maar zeer ervaren mediators en advocaten. Dit betekent dat we niet alleen sneller werken dan onervaren mediators, maar ook alles onder één dak kunnen regelen. Alle kennis is binnen ons team aanwezig.

Daardoor komt 90% van onze klanten voort uit positieve doorverwijzing van andere klanten.

Wil je weten of we óók voor jullie de geschikte partij zijn? Maak dan gebruik van je gratis en vrijblijvend consult en neem meteen contact met ons op.

Vaststellingsovereenkomst

Door Jeroen Ketelaars