Ontslag tijdens ziekte

Ontslag tijdens ziekte: Hoe ga je om met ‘de vlucht in de ziektewet’?

Arbeidsconflicten vormen een hardnekkige uitdaging binnen organisaties en manifesteren zich helaas vaak in de vorm van ziekmeldingen. Voor HR-professionals is dit een complexe situatie, waarbij de traditionele opvatting van ‘ziek zijn’ botst met de realiteit van een verstoorde arbeidsrelatie. In dit artikel gaan we dieper in op deze problematiek. Met focus op juridische kaders, de cruciale rol van de bedrijfsarts en recente jurisprudentie, om HR professionals concrete handvatten te bieden.

De realiteit van ziekmeldingen bij arbeidsconflicten in Nederland

Arbeidsconflicten zijn een veelvoorkomende realiteit in Nederlandse organisaties. Afhankelijk van welke bron je leest, ligt het percentage door werknemers ervaren conflict rond de 40%. Een zorgwekkend aspect hiervan is de directe relatie met ziekteverzuim. Ongeveer 3% van de ziekmeldingen is direct gerelateerd aan een arbeidsconflict, met een gemiddelde verzuimduur van maar liefst 70 dagen per geval. Dit cijfer is waarschijnlijk een onderschatting, aangezien een conflict niet altijd expliciet als oorzaak van de ziekmelding wordt opgegeven. Wel krijgen Arbo artsen steeds meer oog voor dat onder stress gerelateerde klachten vaan een conflict ten grondslag ligt en wordt sneller naar arbeidsmediation verwezen, als alternatieve conflictdokter.

Hoewel griep of verkoudheid vaker de primaire oorzaak van kortdurend verzuim is , is het de duur van het conflict-gerelateerde verzuim die het tot een urgent probleem maakt. Het gaat hier niet om de frequentie, maar om de langdurige en daarmee zéér kostbare aard van deze specifieke verzuimgevallen. Dit onderstreept de noodzaak voor HR professionals om zichzelf in conflictmanagement en mediation te bekwamen, en effectieve strategieën te ontwikkelen om dergelijke situaties te kunnen beheersen en op te lossen.

De financiële en operationele impact voor werkgevers

De financiële last van werk gerelateerd ziekteverzuim is aanzienlijk en neemt toe. De kosten voor loondoorbetaling zijn gestegen van €5,1 miljard in 2015 naar €8,3 miljard in 2023! Meer dan de helft van deze kosten, namelijk €4,9 miljard in 2023, is toe te wijzen aan verzuim dat voortkomt uit psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk en ongewenste omgangsvormen.

Wanneer medewerkers zich ziek melden als gevolg van psychische klachten, overspannenheid, burn-out of bore-out, blijven zij gemiddeld het langst thuis. Afhankelijk van hoe betrokken een werkgever is bij het oplossen van de ziekmelding kan dit lang doorlopen. Soms schiet men zelfs pas in de actiestand als het eerste ziektejaar voorbij dreigt te gaan. Volgens een TNO-rapport kunnen de directe kosten per langdurige ziekmelding gemiddeld tussen de € 30.000 en € 35.000 liggen. Deze kosten ontstaan door uitval van productie, extra administratieve lasten en medische behandelingen voor stress-gerelateerde aandoeningen.

Een zieke medewerker kost een werkgever gemiddeld ruim €250 per dag, met een bandbreedte die kan oplopen tot €400 per dag. Deze stijgende kosten en de dominante rol van psychosociale factoren in langdurig verzuim maken de financiële urgentie voor HR om snel en effectief te handelen prioriteit. Dit is namelijk geen marginaal probleem; de kosten van ziekmelding raakt de bedrijfsvoering direct en aanzienlijk, en vereist een proactieve aanpak om zowel de medewerker als de organisatie te beschermen.

Wat is ‘situatieve arbeidsongeschiktheid’ en de juridische context?

Bij een arbeidsconflict meldt een medewerker zich soms ziek, niet zozeer vanwege een medische aandoening in strikte zin, maar omdat de werksituatie (het conflict) dusdanig onhoudbaar is dat werken bij deze specifieke werkgever niet meer mogelijk is. Dit fenomeen staat bekend als ‘situatieve’ of ‘situationele’ arbeidsongeschiktheid.

Het is belangrijk te begrijpen dat deze vorm van arbeidsongeschiktheid niet direct valt onder de reguliere loondoorbetalingsplicht bij ziekte (artikel 7:629 BW), maar eerder onder de regels voor loondoorbetaling bij geen arbeid (artikel 7:628 BW).

Volgens de Hoge Raad behoudt een werknemer in principe recht op loondoorbetaling bij situatieve arbeidsongeschiktheid, omdat de oorzaak vaak (deels) voor rekening van de werkgever komt. De werkgever kan de loondoorbetaling niet zomaar stopzetten met het argument dat de werknemer medisch gezien niet ziek is.

Dit doorbreekt de veelvoorkomende gedachte dat een ziekmelding bij een conflict automatisch bescherming biedt of dat de werkgever machteloos staat. Hoewel loondoorbetaling vaak doorloopt, is de ziekmelding zelf geen juridische dekmantel voor het conflict. Het conflict moet buiten de Ziektewet om worden geregeld. Dit betekent dat HR, hoewel geconfronteerd met loondoorbetaling, wel degelijk juridische instrumenten heeft om de onderliggende conflictproblematiek aan te pakken.

Zo mag een medewerken geen mediation weigeren, hetgeen al meermaals door de rechter is bevestigd. Mediation werkt aan het conflict, en parallel werkt de Arbo-arts aan de re-integratie. Mediation is niet voorwaardelijk aan de re-integratie. Dit is een vaak gemaakte gedachtefout. Hoewel een medewerker nog niet kan werken, moet hij dus wel commitment tonen ten aanzien van mediation om het conflict weg te nemen en daarmee de bron van de medische klachten.

De cruciale rol van de bedrijfsarts: De poortwachter van onterecht ziekteverzuim

De bedrijfsarts speelt een centrale en onmisbare rol in het beheer van ziekteverzuim, zeker wanneer een arbeidsconflict een rol speelt. HR-professionals moeten de grenzen van hun eigen bevoegdheden kennen en de expertise van de bedrijfsarts optimaal benutten om juridische valkuilen te vermijden en tot effectieve oplossingen te komen. Als HR professional is het dus goed om de bedrijfsarts in te lichten over een arbeidsconflict van de betrokken medewerker. De Arbo-arts kan dan mediation voorschrijven.

Waarom de werkgever een ziekmelding nooit zelf mag weigeren

Een van de meest fundamentele principes in het verzuimbeheer is dat een werkgever een ziekmelding van een werknemer nooit zelf mag weigeren, noch zelf mag beoordelen of deze terecht is. De Nederlandse rechtspraak is hierin zeer strikt. De verleiding kan groot zijn voor HR om bij een conflict een ziekmelding als ‘onterecht’ te bestempelen, maar dit is juridisch zeer riskant. Wel is het aan te raden om zéker bij frequent verzuim eens goed het gesprek aan te gaan. Er kan een verborgen reden zijn, anders dan dat iemand ‘geen verantwoordelijkheid neemt’ denk aan huiselijk geweld, of psychische klachten, of mantelzorgproblemen.

Het zelfstandig weigeren van een ziekmelding of, erger nog, het ontslaan van een werknemer zonder de bedrijfsarts in te schakelen, kan ernstige juridische gevolgen hebben. De rechter kan een dergelijk ontslag vernietigen, wat betekent dat de werkgever verplicht wordt achterstallig salaris door te betalen. In bepaalde gevallen kan de werkgever zelfs veroordeeld worden tot het betalen van de werkelijke advocaatkosten van de werknemer, zoals bleek uit een recente uitspraak van de rechtbank Overijssel. Dit onderstreept dat HR zich strikt moet onthouden van medische oordelen en altijd de wettelijk aangewezen professional moet inschakelen.

De exclusieve bevoegdheid van de bedrijfsarts om arbeidsongeschiktheid te beoordelen

Alleen de bedrijfsarts (of de arbodienst) is wettelijk bevoegd om te oordelen of een werknemer daadwerkelijk arbeidsongeschikt is en welke beperkingen en mogelijkheden er zijn ten aanzien van de werkzaamheden. Hoewel de huisarts van de werknemer wel een oordeel kan geven over de ziekte, beoordeelt deze niet formeel de arbeidsongeschiktheid in relatie tot het werk.

De werkgever mag de werknemer niet vragen naar de medische details van de ziekte. Wel is het toegestaan om te informeren wanneer de werknemer verwacht terug te keren en of er lopende afspraken zijn die moeten worden opgevolgd. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vallen onder strikte privacyregels (Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG). De rol van HR is hier primair procesbeheersing, niet medische diagnostiek. Het strikt naleven van privacyregels en het direct inschakelen van de bedrijfsarts beschermt de werkgever tegen juridische claims en waarborgt een objectieve beoordeling. Dit voorkomt dat HR in een medische discussie terechtkomt waarvoor zij niet gekwalificeerd zijn en waar zij juridisch kwetsbaar zijn.

Het ’tweesporenbeleid’ bij gelijktijdige ziekte en arbeidsconflict

Wanneer er sprake is van zowel ziekte als een arbeidsconflict, is het essentieel om een ’tweesporenbeleid’ te volgen. Dit betekent dat zowel de medische kant van de ziekte als het onderliggende arbeidsconflict gelijktijdig en gecoördineerd moeten worden aangepakt. De bedrijfsarts heeft hierin een belangrijke adviserende rol en moet een duidelijk oordeel geven over de belastbaarheid van de werknemer. Bij een acuut ontstaan conflict is ziekte in medische zin minder aannemelijk, en zal de focus sneller op het conflict komen te liggen. De Arbo-arts kan dan een interventieperiode van 2 weken instellen. De medewerker is dan even geoorloofd thuis, maar onder voorwaarden dat er in die twee weken gewerkt wordt aan een conflictoplossing, meestal door inzet van mediation.

Dit beleid is cruciaal omdat het voorkomt dat één aspect (ziekte of conflict) de overhand krijgt en het andere wordt genegeerd. Een geïntegreerde aanpak, waarbij medische begeleiding en conflictbemiddeling hand in hand gaan, vergroot de kans op een succesvolle re-integratie en duurzame oplossing van het conflict. HR moet hierbij de regie voeren en zorgen voor de juiste coördinatie tussen de bedrijfsarts en eventuele andere professionals, zoals een mediator, die als de voorgeschreven ‘neutrale derde’ kan fungeren.

Het belang van hoor en wederhoor door de bedrijfsarts

De STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten, een belangrijke leidraad voor Arbo-professionals, benadrukt expliciet het beginsel van hoor en wederhoor. Dit houdt in dat de bedrijfsarts in principe zowel de werknemer als de werkgever moet horen voordat hij tot een oordeel komt over de arbeidsongeschiktheid en de relatie van de ziekmelding tot het conflict. Telefonisch contact van de bedrijfsarts met de werkgever kan aanvullende informatie opleveren over eventuele eerdere klachten of problemen die aan het conflict ten grondslag liggen.

Door te zorgen dat de bedrijfsarts beide partijen hoort, kan HR de eigen visie op het conflict en de situatie inbrengen, wat bijdraagt aan een objectiever en completer beeld voor de bedrijfsarts. Dit is essentieel om een evenwichtig advies te krijgen dat de belangen van de werkgever meeweegt. Werkgevers doen er dan ook goed aan om bij het contracteren van een arbodienst te benadrukken dat dit beginsel van hoor en wederhoor strikt in acht wordt genomen. Een goed onderbouwd advies van de bedrijfsarts vormt de basis voor het verzuim- en conflictmanagement.

Recente Jurisprudentie: Wanneer is een Ziekmelding ‘Onterecht’?

De juridische bescherming van zieke werknemers is in Nederland sterk, maar niet absoluut. Recente jurisprudentie heeft de grenzen van deze bescherming verduidelijkt, met name in situaties waar een arbeidsconflict een rol speelt. HR-professionals moeten deze nuances kennen om juridisch correct te kunnen handelen.

Het opzegverbod tijdens ziekte en de uitzonderingen

Het Burgerlijk Wetboek kent een opzegverbod tijdens ziekte, wat inhoudt dat een werkgever de arbeidsovereenkomst van een zieke werknemer in principe niet mag opzeggen gedurende de eerste twee ziektejaren (104 weken). Voor werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, geldt een kortere termijn van zes weken. Dit opzegverbod geeft werknemers een belangrijke ontslagbescherming.

Echter, de ‘machteloosheid’ van de werkgever bij een ziekmelding is niet in alle situaties terecht. Er zijn duidelijke wettelijke uitzonderingen op dit opzegverbod:

Ziek na ontslagverzoek: Als de ziekte is aangevangen nadat de werkgever een verzoek tot ontslag (bij het UWV of de kantonrechter) heeft ingediend, geldt het opzegverbod niet. Deze uitzondering is cruciaal om te voorkomen dat een werknemer zich tactisch ziek meldt om een dreigend ontslag te omzeilen.
Onvoldoende medewerking aan re-integratie: Indien de werknemer niet of onvoldoende meewerkt aan redelijke instructies van de werkgever of de bedrijfsarts die gericht zijn op re-integratie, kan het opzegverbod komen te vervallen en kan ontslag mogelijk worden. Dit vereist wel een deskundigenoordeel van het UWV over de re-integratie-inspanningen van de werknemer.
Regelmatig ziekteverzuim met onaanvaardbare gevolgen: Als een werknemer regelmatig, maar niet langdurig ziek is, en dit onaanvaardbare gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld door verstoring van het productieproces of werkdruk voor collega’s), kan ontslag mogelijk zijn. Voorwaarden zijn dat de ziekte niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor de arbeidsomstandigheden en dat herstel of aangepast werk niet binnen 26 weken wordt verwacht. Ook hiervoor is een deskundigenverklaring van het UWV vereist.
Andere uitzonderingen zijn onder meer ontslag tijdens de proeftijd, het aflopen van een tijdelijk contract, reorganisatie, bedrijfsbeëindiging, of ontslag op staande voet wegens dringende redenen.

Deze uitzonderingen tonen aan dat de ontslagbescherming bij ziekte niet absoluut is. HR-professionals moeten deze uitzonderingen kennen en de voorwaarden strikt naleven, inclusief het verkrijgen van een UWV deskundigenoordeel waar vereist, om juridisch correct te kunnen handelen.

Situatieve arbeidsongeschiktheid en loondoorbetaling: de risicosfeer van werkgever en werknemer

Bij situatieve arbeidsongeschiktheid, waarbij er geen medische beperkingen zijn maar de werknemer door een conflict niet kan werken, valt de loondoorbetaling niet onder artikel 7:629 BW (loondoorbetaling bij ziekte), maar onder artikel 7:628 BW (geen arbeid, wel loon als oorzaak in risicosfeer werkgever). Dit maakt het stopzetten van loon bij situatieve arbeidsongeschiktheid juridisch zeer complex en risicovol.

De Hoge Raad heeft geoordeeld dat de werkgever primair verantwoordelijk is voor het oplossen van de situatie bij situatieve arbeidsongeschiktheid. Als zowel werkgever als werknemer een aandeel hebben in het ontstane conflict, dient het loon in de regel te worden doorbetaald.

De werkgever heeft als ‘goed werkgever’ de zorgplicht om de oorzaak van een conflict weg te nemen. Dit betekent dat HR niet zomaar de loonbetaling kan staken; de focus moet liggen op het wegnemen van de belemmeringen en het documenteren van de inspanningen van beide partijen. Het stopzetten van loon zonder een actuele medische beoordeling van de bedrijfsarts die de werknemer arbeidsgeschikt acht, kan als onterecht worden beoordeeld door de kantonrechter, met verplichting tot terugbetaling van achterstallig loon.

Zorgplicht invullen met mediation

Vanwege deze zorgplicht is het daarom van groot belang om zo snel als mogelijk een arbeidsmediator in te zetten. Door een mediator van Het Nederlands Conflictinstituut in te zetten, weet je dat je niet alleen maar een hoog opgeleide mediator krijgt, maar óók een zeer ervaren mediator. Dit zijn namelijk de voorwaarden om aan het Nederlands Conflictinstituut verbonden te mogen zijn.

Door de zorgplicht vorm te geven in mediation kan aan beide kanten het inzicht ontstaan dat re-integratie weliswaar een verplichting is, maar dat het gesprek aangaan over een eerlijke en door middel van exit mediation begeleid vertrek uit de organisatie, misschien een betere oplossing kan zijn.

Gevallen waarin loondoorbetaling kan worden stopgezet

De mogelijkheid tot loonopschorting of -stopzetting is de belangrijkste juridische maatregel voor HR om de werknemer in bewegen te krijgen. Helaas wordt deze maatregel, omdat die zo lekker werkt, vaak te snel ingezet. De maatregel mag alleen worden gebruikt als de werkgever aan alle eigen verplichtingen heeft voldaan en het niet meewerken van de werknemer ondubbelzinnig en aantoonbaar is.

De werknemer heeft diens positie als ‘goed werknemer’ de plicht om mee te werken aan redelijke voorschriften en maatregelen ter bevordering van de re-integratie. Dit omvat het verrichten van passende arbeid of het meewerken aan een Plan van Aanpak. Indien de werknemer aantoonbaar en zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan deze redelijke voorstellen om de situatie op te lossen (bijvoorbeeld door mediation te weigeren), kan de werkgever de loondoorbetaling opschorten of stopzetten.

Dit proces moet echter zeer zorgvuldig gebeuren, met duidelijke waarschuwingen aan de werknemer en een gedegen dossieropbouw. Een loonstop die niet gebaseerd is op een actuele medische beoordeling van de bedrijfsarts die de werknemer arbeidsgeschikt acht, kan door de rechter als onterecht worden bestempeld. Dit onderstreept het belang van een ijzersterke dossieropbouw en het nauwgezet volgen van de adviezen van de bedrijfsarts en, indien nodig, het UWV.

Belangrijke uitspraken over weigering van re-integratie en mediation

Recente jurisprudentie bevestigt dat van de werknemer actieve medewerking aan re-integratie en mediation wordt verwacht. Deze jurisprudentie is groot belang voor HR professionals, omdat het aantoont dat de rechter de werkgever steunt wanneer de werknemer aantoonbaar en onterecht weigert mee te werken aan de oplossing van het conflict en de re-integratie.

Het Gerechtshof Den Haag heeft bijvoorbeeld geoordeeld dat het weigeren van mediation door een werknemer, ondanks herhaalde verzoeken en een dreigende loonstop, kan leiden tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer. Dit óók nog eens zonder toekenning van een transitievergoeding.

In deze zaak had de werkgever de werknemer herhaaldelijk de gelegenheid geboden om deel te nemen aan mediation, conform het advies van de bedrijfsarts. De werknemer weigerde echter mee te werken, wat uiteindelijk leidde tot een loonstop en vervolgens tot ontbinding van het dienstverband door de kantonrechter. Dit oordeel werd in hoger beroep nog eens bevestigd. Dit geeft je als HR professional stevige juridische rugdekking om daadkrachtig op te treden wanneer een werknemer de re-integratie en conflictbemiddeling frustreert.

Ontslag op staande voet tijdens ziekte: Wat mag wel en niet?

De term ‘ontslag op staande voet’ roept vaak vragen op, zeker in combinatie met ziekte. Hoewel het opzegverbod tijdens ziekte een sterke bescherming biedt, is ontslag op staande voet wel degelijk mogelijk, maar alleen als aan zeer strikte voorwaarden wordt voldaan. Het enkele feit dat een werknemer ziek is, is geen geldige reden voor ontslag op staande voet. Het ontslag moet direct verband houden met een ernstige gedraging van de werknemer, niet met de ziekte zelf.

Wanneer is ontslag op staande voet bij ziekte mogelijk? Een werkgever kan een werknemer op staande voet ontslaan, ook als deze ziek is, indien er sprake is van een ‘dringende reden’ zoals omschreven in artikel 7:678 BW. Dit zijn gedragingen van de werknemer die zo ernstig zijn dat van de werkgever redelijkerwijs niet kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. Voorbeelden van dringende redenen zijn:

Fraude, diefstal of verduistering: Dit zijn klassieke voorbeelden van dringende redenen. Jurisprudentie toont aan dat zelfs liegen over ziekte of het verrichten van werkzaamheden elders tijdens ziekte, kan leiden tot ontslag op staande voet. Een recent voorbeeld is een werknemer die zich ziek meldde, maar door een recherchebureau werd betrapt op het verrichten van kluswerkzaamheden. De kantonrechter oordeelde dat het belang van de werkgever om de waarheid te achterhalen zwaarder woog dan het recht op privacy van de werknemer, en dat het liegen over beperkingen een dringende reden opleverde.
Grove werkweigering: Als een werknemer zonder geldige reden weigert om werkzaamheden te verrichten, zelfs na herhaaldelijke oproepen, kan dit een dringende reden zijn. Echter, de werkgever mag niet zelf oordelen of de werknemer al dan niet ziek is; dit is de taak van de bedrijfsarts. Als de bedrijfsarts oordeelt dat de werknemer arbeidsongeschikt is, kan werkweigering geen ontslaggrond vormen.
Mishandeling, grove belediging of bedreiging: Gedrag dat de veiligheid of integriteit op de werkvloer ernstig schaadt, kan leiden tot ontslag op staande voet.
Ernstige schending van bedrijfsregels: Denk aan het in gevaar brengen van collega’s, het verschijnen onder invloed van alcohol of drugs (ondanks waarschuwingen en zero-tolerance beleid), of het vervalsen van diploma’s.

Wat zijn de voorwaarden voor ontslag op staande voet?

Voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet gelden strikte vereisten:

Dringende reden: Zoals hierboven beschreven, moet er een zeer ernstige reden zijn.
Onverwijld gegeven: Het ontslag moet direct, na het bekend worden van de dringende reden, aan de werknemer worden medegedeeld. De werkgever mag wel kort onderzoek doen om de beslissing goed af te wegen, maar moet hierbij voortvarend te werk gaan.
Mededeling van de reden: De werkgever moet de werknemer direct de reden(en) voor het ontslag op staande voet mededelen. Het is raadzaam dit nog dezelfde dag schriftelijk te bevestigen.

Gevolgen van ontslag op staande voet (ook bij ziekte): De gevolgen van een rechtsgeldig ontslag op staande voet zijn zeer ingrijpend voor de werknemer:

Geen recht op WW-uitkering: De werknemer is ‘verwijtbaar werkloos’ en heeft in principe geen recht op een WW-uitkering.
Geen recht op transitievergoeding: De werkgever is niet verplicht een transitievergoeding te betalen.
Directe stopzetting van loon: De loonbetaling stopt per direct op de datum van het ontslag.

Ziek na ontslag op staande voet: Als een werknemer ziek wordt na een ontslag op staande voet, heeft dit geen invloed op de geldigheid van het ontslag zelf. De ontslagbescherming bij ziekte geldt niet als de ziekte is aangevangen nadat het ontslagverzoek (of in dit geval het ontslag op staande voet) is ingediend. De werknemer zal dan, indien het ontslag op staande voet rechtsgeldig is, geen recht hebben op een Ziektewet-uitkering via het UWV, omdat hij verwijtbaar werkloos is geworden.

Het is voor HR-professionals van het grootste belang om bij een voorgenomen ontslag op staande voet zeer zorgvuldig te werk te gaan, een ijzersterk dossier op te bouwen en zo nodig juridisch advies in te winnen. Een onterecht ontslag op staande voet kan leiden tot hoge schadevergoedingen voor de werkgever.

Actieplan voor HR Professionals: Wat Wel en Niet te doen

Voor HR-professionals is het cruciaal om bij een ziekmelding in relatie tot een arbeidsconflict een weloverwogen en juridisch correct actieplan te volgen. Dit omvat zowel directe reacties als strategische stappen voor de langere termijn, met een constante focus op risicovermijding en gedegen dossieropbouw.

Directe acties bij ziekmelding na een conflict

Wanneer een medewerker zich ziek meldt na een conflict, is de eerste reactie van HR bepalend voor het verdere verloop.

Accepteer de ziekmelding, weiger deze nooit: De werkgever mag de ziekmelding niet weigeren en niet zelf beoordelen of deze terecht is. Het zelfstandig weigeren kan leiden tot vernietiging van ontslag en doorbetaling van salaris.
Schakel direct de bedrijfsarts in: Alleen de bedrijfsarts is bevoegd om de arbeidsongeschiktheid te beoordelen. De bedrijfsarts zal vaststellen of er sprake is van ziekte in medische zin of van situatieve arbeidsongeschiktheid.
Communiceer empathisch maar duidelijk: Zoek proactief contact met de medewerker, maar vermijd formele of kille taal. Toon begrip en benader de medewerker persoonlijk, bijvoorbeeld met “Ik hoor graag hoe het met je gaat. Ik wil helpen waar ik kan”. Leg uit dat praten de beste manier is om een oplossing te vinden en escalatie te voorkomen.
Respecteer privacy en grenzen: Vraag niet naar medische details. De werkgever mag alleen vragen naar de verwachte duur van het verzuim en lopende afspraken. Medische gegevens zijn privacygevoelig en mogen alleen door de bedrijfsarts worden verwerkt.
Nodig uit voor een gesprek (eventueel met ‘afkoelperiode’): Stel voor een gesprek in te plannen na een korte ‘afkoelperiode’ van bijvoorbeeld vijf werkdagen, zodat beide partijen zich kunnen voorbereiden. Creëer een veilige sfeer, laat de werknemer praten, oordeel niet, en wees open en eerlijk.
Stuur aan op mediation bij weerstand: Als de medewerker niet ingaat op het redelijk verzoek om met elkaar in gesprek te gaan, is het raadzaam een arbeidsmediator in te schakelen.

Strategische stappen voor de lange termijn

Na de eerste fase die gericht is om in gesprek te komen, zijn er strategische stappen nodig om de situatie duurzaam op te lossen en de werknemer uit de ziekmelding te krijgen.

Volg het advies van de bedrijfsarts op: Het advies van de bedrijfsarts is leidend. Als de bedrijfsarts een arbeidsconflict vaststelt, zal deze vaak mediation adviseren.
Hanteer een ’tweesporenbeleid’: Als er sprake is van zowel ziekte als een arbeidsconflict, pak dan beide aspecten gelijktijdig aan. Dit betekent dat naast medische begeleiding ook actief gewerkt wordt aan het oplossen van het conflict.
Bied arbeidsmediation aan: Mediation is een bewezen effectieve manier om conflicten op te lossen en de arbeidsrelatie te herstellen of op een respectvolle manier te beëindigen. Een mediator, zoals van het Nederlands Conflictinstituut, is een onafhankelijke bemiddelaar die helpt het gesprek in goede banen te leiden. Hoewel mediation vrijwillig is, kan het weigeren ervan door de werknemer vergaande gevolgen hebben. De werkgever initieert en betaalt de kosten van mediation, maar geeft tevens invulling aan diens zorgplicht bij conflict.
Vraag een deskundigenoordeel aan bij het UWV bij twijfel: Als de werkgever het niet eens is met het advies van de bedrijfsarts, of als de re-integratie vastloopt, kan een deskundigenoordeel bij het UWV worden aangevraagd. Dit oordeel is niet bindend, maar weegt zwaar mee in een eventuele juridische procedure. Het is kosteloos voor de werkgever als het gaat om ontslag wegens onvoldoende medewerking aan re-integratie of frequent ziekteverzuim.
Overweeg loonopschorting/loonstop bij niet meewerken: Indien de werknemer aantoonbaar en zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan redelijke re-integratieverplichtingen of mediation, kan de werkgever loonopschorting of een loonstop overwegen. Dit is een krachtige, maar risicovolle maatregel die alleen na zorgvuldige afweging en duidelijke waarschuwingen mag worden toegepast. Recente jurisprudentie ondersteunt de werkgever hierin bij duidelijke weigering.

Risicovermijding en dossieropbouw

Een zorgvuldige dossieropbouw is essentieel om risico’s te vermijden en de positie van de werkgever te versterken Zowel binnen het kader van de Wet Verbetering Poortwachter als bij eventuele juridische procedures.

Start tijdig met dossieropbouw: Begin met dossieropbouw zodra zich een situatie voordoet die mogelijk tot langdurig verzuim of een conflict kan leiden, niet pas wanneer de situatie escaleert. Dit zorgt voor overzicht en stelt HR in staat de regie te behouden.
Documenteer alle relevante communicatie en stappen: Leg alle gesprekken, afspraken, adviezen van de bedrijfsarts, Plan van Aanpak, bijstellingen, en correspondentie schriftelijk vast. Noteer ook waarnemingen over de werknemer en de werkgevers-werknemersrelatie. Dit dossier mag geen medische stukken bevatten.
Zorg voor een compleet en tijdig verzuimdossier: Alle wettelijk vereiste documenten, zoals de probleemanalyse, het Plan van Aanpak, en de 1e jaarsevaluatie, moeten tijdig in het dossier aanwezig zijn. Eventuele vertragingen moeten duidelijk worden toegelicht, met het oog op de Poortwachterstoets door het UWV.
Blijf in gesprek en stimuleer medewerking: Blijf constructief communiceren met de werknemer, vermijd verwijten en richt je op oplossingen. Stimuleer de werknemer om mee te werken aan het wegnemen van belemmeringen, zoals door inzet van mediation. Weigering van medewerking moet duidelijk worden vastgelegd, inclusief de waarschuwingen voor mogelijke consequenties.
Schakel tijdig een arbeidsmediator of jurist: Gezien de complexiteit van arbeidsconflicten en ziekmeldingen, is het raadzaam tijdig advies in te winnen, zeker bij dreiging van loonstop of ontslag. Maar onthoud: juristen escaleren, mediators de-escaleren.

Conclusies en Aanbevelingen

De “vlucht in de ziektewet” bij arbeidsconflicten is een complex en kostbaar fenomeen voor werkgevers in Nederland. Hoewel de werknemer in geval van situatieve arbeidsongeschiktheid meestal recht behoudt op loondoorbetaling, staat de werkgever zeker niet machteloos. De juridische kaders bieden duidelijke handvatten om deze situaties effectief te managen en de werknemer uit de ziekmelding te krijgen, mits HR proactief en zorgvuldig handelt.

Belangrijkste conclusies bij ontslag tijdens ziekte:

Financiële urgentie: Arbeidsconflict-gerelateerd verzuim is langdurig en kostbaar, met psychosociale arbeidsbelasting als een van de grootste kostenposten. Een proactieve aanpak is economisch voordeliger.
De bedrijfsarts als kern: De bedrijfsarts is de enige bevoegde partij voor medische oordelen over arbeidsongeschiktheid. HR mag een ziekmelding nooit weigeren en moet altijd de bedrijfsarts inschakelen om juridische sancties te vermijden. Maar je mag de bedrijfsarts wel informeren en scherp houden.
Situatieve arbeidsongeschiktheid is geen vrijbrief: Hoewel het loon bij situatieve arbeidsongeschiktheid meestal doorloopt, biedt het geen absolute bescherming tegen acties van de werkgever. Het conflict moet separaat én gelijktijdig worden aangepakt.
Medewerking is cruciaal: De werknemer én werkgever hebben een actieve re-integratieplicht, inclusief medewerking aan mediation. Recente jurisprudentie toont aan dat onterechte weigering van mediation kan leiden tot loonstop en zelfs tot ontslag wegens verwijtbaar handelen. Werkgevers kunnen boetes krijgen als zij laks zijn t.a.v. de re-integratie.
Dossieropbouw is doorslaggevend: Een gedegen, complete en tijdige dossieropbouw is essentieel om de werkgeverspositie te onderbouwen en juridische risico’s te minimaliseren.
Ontslag op staande voet is een uiterst middel: Hoewel mogelijk bij ziekte, vereist ontslag op staande voet een dringende reden die losstaat van de ziekte zelf, en moet het proces zeer nauwkeurig en onverwijld worden uitgevoerd om juridische gevolgen te voorkomen.

Aanbevelingen voor HR-professionals bij ziekmelding door conflict:

Directe en correcte reactie bij ziekmelding: Accepteer de ziekmelding altijd en schakel onmiddellijk de bedrijfsarts in. Voer een empathisch, maar duidelijk gesprek met de werknemer over de situatie en het proces, zonder medische details te bespreken.
Actieve regie door de bedrijfsarts: Stimuleer de bedrijfsarts om zowel de werknemer als de werkgever te horen (hoor en wederhoor) en een helder oordeel te geven over de arbeidsongeschiktheid in relatie tot het conflict. Volg het advies van de bedrijfsarts nauwgezet op, maar houd het tempo erin.
Implementeer het ’tweesporenbeleid’: Pak de medische aspecten van de ziekmelding en het onderliggende arbeidsconflict gelijktijdig aan. Dit betekent dat er parallel aan re-integratie-inspanningen ook gewerkt wordt aan conflictbemiddeling. Ze zijn niet voorwaardelijk aan elkaar.
Bied en faciliteer mediation proactief: Wanneer de bedrijfsarts mediation adviseert, bied dit dan aan de werknemer aan en faciliteer het proces. Documenteer de aanbieding en eventuele weigering van de werknemer zorgvuldig. Mediation is een effectief middel om de arbeidsrelatie te herstellen of op een gecontroleerde manier te beëindigen.
Benut het deskundigenoordeel van het UWV: Bij twijfel over de arbeidsongeschiktheid, de re-integratie-inspanningen, of bij weigering van de werknemer, vraag tijdig een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Dit versterkt de juridische positie van de werkgever aanzienlijk.
Zorg voor een waterdichte dossieropbouw: Documenteer alle stappen, communicatie en besluiten gedetailleerd en chronologisch. Dit dossier is cruciaal bij een eventuele loonstop of ontslagprocedure, en dient als bewijs van de inspanningen van de werkgever en de eventuele weigering tot medewerking van de werknemer.
Overweeg loonopschorting/loonstop als uiterste middel: Alleen bij aantoonbare en ongerechtvaardigde weigering van de werknemer om mee te werken aan re-integratie of conflictbemiddeling, en na duidelijke waarschuwingen, kan loonopschorting of een loonstop worden overwogen. Dit vereist juridische expertise en een zeer sterke dossierpositie.
Wees uiterst zorgvuldig bij ontslag op staande voet: Een ontslag op staande voet tijdens ziekte is alleen mogelijk bij een dringende reden die losstaat van de ziekte. Volg de strikte wettelijke vereisten voor onverwijldheid en mededeling van de reden. Raadpleeg altijd juridisch advies om de geldigheid en de gevolgen van een dergelijk ontslag te waarborgen.

Vrijblijvend en gratis consult

Door de aanbevelingen in dit artikel op te volgen, kunnen HR-professionals de ‘vlucht in de ziektewet’ effectief tegengaan, risico’s vermijden en de werknemer begeleiden naar een duurzame oplossing, of dit nu werkhervatting is of een respectvolle beëindiging van het dienstverband.

Neem meteen contact met ons op om jouw situatie aan ons voor te leggen, om te zien welke stappen er op dit moment het beste resultaat zullen genereren.

Of doe eerst de vrijblijvende conflictscan en leer in welke fase van conflict je nu zit en wat je eraan kunt doen.